シフト作成が辛くて仕方ない人におすすめの方法

こんにちは！
アイデアフラッシャーのにわです。

皆さんはシフトの作成をしたことがありますか？

実はここ最近、立て続けに

なんてお悩みを伺いました。

比較的よくあるお悩みだと思うのですが、原因は「人が少ないから」だけではないことも。
人を補ってもなお大変、というケースの場合、
だいたい共通点があることに気づいてしまったので、コラムを書くことにしました。

毎月のシフト作成だけで次の1ヶ月分の生命力を吸い取られているそこのあなた…
ぜひ最後までご覧くださいね。

今回のコラムでは、単に人手不足でシフト作成がうまくいかない場合の解説は割愛します。
人手不足のお悩み事例は、またの機会に言及しようと思います。

シフト作成が辛い理由（人手不足以外）

月中旬になると、翌月のシフト希望がやってくる…
締め切り前、催促するまで、みんな何も言ってこない…
シフト希望を締め切っても、「お願いしますっ！！」と一生のお願いみたいな顔で言われる…

あらいやだ、心の声がつい出ちゃったみたい。

ありますよね。そんなことも。

シフト制の職場で、一定以上のキャリアを積み、リーダー的なポジションになると
シフト作成が役割になることが多いもの。

それぞれの希望を聞いて、終わらないパズルをなんとか組み合わせるように、
何度も何度も組み替えても、「最後のお願い」で振り出しに戻されるあの感じ。

そもそも、マンパワーでは必ずしも不足しているわけではないのに、
シフト作成が大変な理由はなんでしょうか。

• 定数を満たしてはいるが、実は人手不足だったから
• 煩雑すぎるから（ツールを入れてもまだ大変）
• シフト希望提出の期限やルールが守られないから
• 勤怠が不安定な人がいるから
• とてつもなくわがままな人がいるから
• みんなの休み希望が特定の日に集中するから
• 相性の悪い組み合わせが複数あるから
• チーム内の仲がなんとなく悪い（！）から

挙げればきりがありません。
けれども、乱暴にいえば、これらを一発で解決する方法もあるのではないか、
と考えるようになった出来事があります。

ある職場のシフト戦争が終結した方法

あるサービス業系の職場での出来事です。
30～40人が所属する部署が12ほどありました。

各部署のNo. 2がシフト作成をするきまりになっており、ほとんどの部署のNo. 2の人が月末になると

シフト作成が憂鬱で、体調不良になる人もいるほど。

たしかに私も、シフト作成は得意でも、好きでもありませんでした。
とはいえ、ほぼ全部署でこんな声が上がるとは…

これはただ事ではない。と考え、
企業のトップと話し、シフト作成の状況をモニタリングさせてもらうことに。
トップにも現場の様子を見てもらい、会議でも細かく事情を報告してもらうこととなりました。

その中で最も問題が根深そうだと感じたのは、こんなこと。

ある人がシフト変更を申し出てくると、別の人が陰でさらなる変更を希望する。

「私が希望を出したことは、言わないで」との言葉を添えて。

うわぁ。と声が出そうになりましたが、
このようなこと、実は珍しくありません。
どこの職場でも起こっているだけで、気づいていないのです。

完成しても上長までなかなか共有されてこないこと、
いつも月末ぎりぎりまで完成しないこと、完成後の変更が多いこと―

さまざまな事実を思い出して整理し、あるご提案をすることになりました。

「ほかの人のシフトが見えないように、自分のぶんだけ見えるようにして、来月のシフトを渡しませんか？」

経営者も、部署のNo. 1の人も、シフト作成をするNo. 2の人たちも驚いていました。
けれども、理由を説明したら納得が得られ、
その職場はシステムで管理をしていたので、システムのカスタマイズを依頼し、No. 3以下の人は各個人のデータしか見えない状態にしました。

他人のシフト非公開で起きたこと

スタッフたちが自分のシフトしか知らされなくなった月。
早速変化が現れました。

一体この職場に何が起こったのでしょうか。

職場の自浄作用が機能した

実は、各スタッフは個別に連絡を取り合ったり、話したりして、それぞれのシフトを把握していました。
仲の良しあしはどこにでもあることなので、仲間はずれが出るのでは、との心配をよそに、
「誰の予定も知らない」という人はいなかったそうです。

一方で、明確な仲間はずれ状態ではないにもかかわらず、
少し立ち回りにくそうにしているスタッフがいる、との報告がありました。
相談ではなく「報告」と表現したのは、もはやそのことが職場内では問題ではなく、
良いことであると判断されたようだったからです。

結果的に、その「立ち回りにくそうにしているスタッフ」の何人かが、
数か月のうちに退職を選んでいきました。

実は、立ち回りにくそうにしているスタッフというのは、
これまで小さな問題行動を積み重ねてきたスタッフ。
自分のミスを正直に名乗り出なかったり、自分の都合の良い人とばかり仕事をしたり、
スキル不足で起こっていることも隠そうとしたり、時には新人や苦手な人をいじめたりしていたのです。

各部署にいるそんな人は、今回のシフト非公開によって淘汰されたのです。
どれだけ組織内でコントロールしようとしても、プライベートな人間関係までは制御できません。
職場内のトラブルメイカーさんが、自浄作用でいづらくなってしまったのです。

何を隠そう、この自浄作用、淘汰こそ、私が期待したことであり、シフト非公開パターンのご提案に至った理由でした。

とはいえここまで早い展開は私自身が予測しておらず、もっとじわじわと時間をかけて変わるだろうと思っていたため、リーダー層へのフォローを急がなければならなかったのは、嬉しい誤算。

お互いのシフトが見えなくても、各々連絡はとるだろうし、本当に必要な連帯や人間関係を生むためには、一旦リセットが必要だと考えたのです。

お互いのシフトが見えてしまうと、声の大きい人が望む方向へ、「あの人とは働きたくない」「あなたと同じシフトがいい」がまかり通ってしまい、都合の悪い人同士で水面下の隠し合いと裏交渉が続きます。

これでは非効率だし、表と裏とで遠回りして、どこで誰が本音を言っているのか、ずっと疑心暗鬼です。

争いの種を見えない状態にしてもどうせ探り合うのならば、本当に困ったり、知りたいと思ったりしたとき、真っ先に連絡をとる人、話しかける人は誰か―

そこでそれぞれが、「本当に大切なもの」「大切にしたい人」に気づけたのかもしれません。

退職を選ばなかったトラブルメイカーさんのうち、何人かは徐々に変化して、職場内での信頼関係を構築し、
また何人かは、異動希望を出して再チャレンジをしていきました。

長年の性格は組織も人もすぐには変わらないとはいえ、変わるきっかけにはなったようです。

そして半年後にはすっかり、シフト作成での引き延ばしや煩雑さも減り、
なぜか、顧客満足度調査でそれまでを上回る満足度を獲得し、
離職率も減って、ほぼ全部署の利益も安定しました。

シフト作成を辛くしてしまっているさまざまな要因が、
幸か不幸か、問題行動（のあるスタッフ）とつながってしまったのです。

辞めてもらう勇気と自浄作用

一度仲間になった人、雇った人を簡単に辞めさせるわけにはいきません。

けれども、辞めさせられないからといって漫然と放置しているよりは、
面と向かって指導するなど、リーダーがテコ入れするほうが良いと思います。

とはいえ、なかなか「トラブルメイカーだ」という確証が得られず、動きにくいこともありますよね。

そんなときは、組織の自浄作用を活用してみても良いかもしれません。

ちなみに、この企業は、シフト非公開制をもう採用していません。
一度このような事態を経験して、ミスマッチの少ない採用が大切であることと、
トップの考えを伝え、合わない人には別のキャリアを提案することが結果的に経営に良い影響を与えることを知ったから。

辞めてもらう勇気は、言い換えれば
トップの考えを面と向かって伝える勇気。

そしてその考えが、お客様の利益や幸せな未来と一致していれば、
少々突飛に思われても、躊躇する必要はありません。

あなたは、メンバーに、部下に、仲間に、想いを伝えられていますか？

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